Thực hiện Kế hoạch số 339/KH-UBND ngày 30/01/2024 của UBND tỉnh Long An về công tác văn thư, lưu trữ năm 2024; ngày 20/02/2024 UBND huyện Mộc Hóa ban hành Kế hoạch số 429/KH-UBND về công tác văn thư, lưu trữ năm 2024 nhằm tăng cường tổ chức tuyên truyền, phổ biến các quy định của pháp luật và văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị trên các phương tiện thông tin đại chúng như: trang thông tin điện tử của huyện; tổ chức Hội nghị phổ biến, triển khai; sao gửi văn bản; lồng ghép thông qua các cuộc họp, giao ban định kỳ; triển khai tại buổi sinh hoạt "Ngày pháp luật" định kỳ của UBND huyện nhằm tuyên truyền sâu rộng ý thức, trách nhiệm đến với từng cán bộ, công chức, viên chức đối với công tác văn thư, lưu trữ.
Giao Phòng Nội vụ huyện tham mưu UBND huyện xây dựng, ban hành các văn bản quản lý, hướng dẫn nghiệp vụ và chỉ đạo về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định. Các cơ quan; đơn vị và UBND các xã, thị trấn: rà soát những văn bản đã ban hành không còn phù hợp để xây dựng, sửa đổi, bổ sung hoặc ban hành mới các văn bản quản lý và hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ như: Xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ; Hướng dẫn lưu trữ hồ sơ thủ tục hành chính điện tử theo Thông tư số 13/2023/TT-BNV ngày 31/8/2023 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ; Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu theo Thông tư số 10/2022/TT-BNV ngày 19/12/2022 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ; Hướng dẫn hoạt động thu thập và nộp lưu hồ sơ, tài liệu lưu trữ điện tử vào Lưu trữ lịch sử theo Văn bản số 903/VTLTNN-QLII ngày 21/8/2023 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước; Bảng danh mục thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh; Danh mục hồ sơ cơ quan, đơn vị quy định về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị tại các cơ quan, đơn vị, quy định về bảo vệ bí mật nhà nước trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ... phù hợp với quy định pháp luật hiện hành.
Các cơ quan, đơn vị tổ chức thực hiện quản lý văn bản đi, văn bản đến; sử dụng thư điện tử công vụ phục vụ công việc; triển khai và duy trì hệ thống mạng nội bộ, hệ thống thư điện tử công vụ phục vụ cho việc trao đổi, chia sẻ thông tin nội bộ bảo đảm nhanh chóng, thuận lợi và hiệu quả; các văn bản, tài liệu chính thức đảm bảo trao đổi giữa các cơ quan, đơn vị được thực hiện 100% trên môi trường mạng, sử dụng chữ ký số đảm bảo theo yêu cầu bảo mật thông tin. Đảm bảo tất cả cán bộ, công chức, viên chức thực hiện đầy đủ việc xử lý văn bản trên phần mềm Quản lý văn bản và điều hành của UBND huyện và tổ chức lập hồ sơ công việc theo quy định.
Các cơ quan, đơn vị quản lý tập trung, thống nhất hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động; thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ; nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử (theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ). Thực hiện tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo quy định pháp luật. Thực hiện nghiêm công tác bảo vệ bí mật nhà nước trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ. Các cơ quan, đơn vị bố trí phòng, kho, trang thiết bị bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ. Niêm yết nội quy, quy chế khai thác, sử dụng tài liệu tại kho lưu trữ, ngay trước cổng ra vào kho. Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ; đầu tư, nâng cấp trang thiết bị, xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ, số hóa tài liệu; triển khai thực hiện quản lý tài liệu lưu trữ theo quy định. Kiểm tra định kỳ các hồ sơ tài liệu, vệ sinh tài liệu, duy trì nhiệt độ, độ ẩm trong kho phù hợp với từng loại tài liệu, áp dụng các biện pháp phòng chống nấm mốc, côn trùng.
Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị triển khai xây dựng kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2024 của cơ quan, đơn vị; căn cứ vào nội dung kế hoạch và tình hình thực tế của cơ quan, đơn vị xác định nhiệm vụ trọng tâm công tác văn thư, lưu trữ năm 2024 và thực hiện nội dung trong kế hoạch gửi về UBND huyện (thông qua Phòng Nội vụ) trước ngày 29/02/2024. Quan tâm, bố trí kinh phí cho hoạt động công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, đơn vị. Đưa nội dung thực hiện các quy định về công tác văn thư, lưu trữ thành một trong các tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ được giao đối với công chức, viên chức; đánh giá thi đua hàng năm đối với tập thể, cá nhân. Thực hiện chế độ báo cáo công tác văn thư, lưu trữ theo quy định, đảm bảo chất lượng và đúng thời gian; gửi báo cáo kết quả thực hiện hoạt động công tác văn thư, lưu trữ năm 2024 và phương hướng nhiệm vụ công tác năm 2025 và báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ năm 2024 về UBND huyện (thông qua Phòng Nội vụ) để tổng hợp.
Phòng Văn hóa và Thông tin hướng dẫn các cơ quan, đơn vị tổ chức đảm bảo an toàn thông tin, dữ liệu trong quá trình triển khai, quản lý và sử dụng hệ thống quản lý văn bản và điều hành; hệ thống cơ sở dữ liệu lưu trữ điện tử. Đẩy mạnh và đổi mới các hình thức tuyên truyền các quy định về công tác văn thư, lưu trữ.
Phòng Tài chính-Kế hoạch căn cứ khả năng cân đối ngân sách và phân cấp ngân sách tham mưu UBND huyện bố trí kinh phí thực hiện kế hoạch theo quy định.
Phòng Nội vụ chủ trì, phối hợp với các cơ quan, đơn vị triển khai thực hiện các nội dung nêu trong kế hoạch; tăng cường hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đối với quản lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư; quản lý, bảo quản tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, đơn vị; tạo lập hồ sơ trên môi trường mạng và số hoá hồ sơ, tài liệu lưu trữ. Tổng hợp, báo cáo kết quả công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, đơn vị gửi Sở Nội vụ theo quy định.
TK