Thời gian quan UBND huyện đã có nhiều văn bản chỉ đạo các cơ quan nhà nước phải quan tâm và nghiêm túc thực hiện việc trao đổi văn bản điện tử hoặc trao đổi thông tin phục vụ cho công vụ qua các hệ thống thư điện tử chính thức của cơ quan nhà nước (tên miền longan.gov.vn). Tuy nhiên, tình hình sử dụng hệ thống thư điện tử, văn bản điện tử của huyện còn nhiều hạn chế, chưa có nhiều chuyển biến tích cực, nhiều cơ quan, cán bộ công chức chưa tận dụng triệt để hệ thống thư điện tử @longan.gov.vn, phần mềm quản lý văn bản và điều hành để trao đổi công việc, văn bản điện tử; nhiều cán bộ, công chức vẫn sử dụng hộp thư điện tử không chính thức, miễn phí như: Yahoo mail, Gmail, Facebook Messenger... để trao đổi văn bản trong công việc và còn có trường hợp không thường xuyên sử dụng, quên mật khẩu hoặc cung cấp cả tài khoản và mật khẩu cho cán bộ, công chức cấp dưới quản lý. Vấn đề này không những làm giảm hiệu quả ứng dụng hệ thống thư điện tử của tỉnh phần mềm quản lý văn bản và điều hành tỉnh nói chung và hệ thống của huyện nói riêng đã đầu tư mà còn ảnh hưởng đến độ tin cậy, an toàn, an ninh thông tin trong trao đổi văn bản điện tử giữa các cơ quan nhà nước.

Với thực trạng nêu trên, để phát huy hiệu quả sử dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành và đảm bảo việc sử dụng thư điện tử của cơ quan nhà nước phục vụ cho việc trao đổi thông tin, văn bản trong hoạt động của cơ quan nhà nước đạt hiệu quả, an toàn. Ngày 23/10/2024 UBND huyện ban hành Công văn số 3263/UBND-PVHTT yêu cầu Thủ trưởng các cơ quan chuyên môn, đơn vị sự nghiệp trực thuộc Ủy ban nhân dân huyện; Ủy ban nhân dân các xã, thị trấn một số nội dung đó là,

Triển khai thực hiện có kết quả Quyết định của Thủ tướng Chính phủ và Quyết định của UBND tỉnh, gồm: Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12/7/2018 của Thủ tướng Chính phủ về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước. Quyết định số 24/2019/QĐ-UBND ngày 08/8/2013 của UBND tỉnh về việc ban hành quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử tại các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh Long An.

 Triệt để sử dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành để thực hiện trao đổi văn bản điện tử giữa các cơ quan chuyên môn, đơn vị sự nghiệp trực thuộc UBND huyện, Ủy ban nhân dân các xã, thị trấn.

Khai thác sử dụng hết các tính năng của phần mềm, đặc biệt là việc luân chuyển văn bản điện tử đến, văn bản điện tử đi đến lãnh đạo và chuyển toàn thể  đến cán bộ, công chức, viên chức có liên quan để xử lý hoặc để biết.

Nghiêm túc sử dụng hệ thống thư điện tử của tỉnh (@longan.gov.vn) hoặc thư điện tử của ngành dọc (tên miền .gov.vn) đã được cấp để phục vụ trao đổi công việc, văn bản điện tử.

Không sử dụng các hộp thư điện tử không chính thức (Yahoo mail, Gmail, Facebook Messenger... ...) để trao đổi văn bản, tài liệu trong công việc của cơ quan nhà nước. Tuyệt đối không cung cấp mật khẩu đăng nhập hộp thư điện tử cho các đơn vị, cá nhân không có thẩm quyền nhằm đảm bảo độ tin cậy, an toàn, an ninh thông tin, tránh lộ, lọt thông tin, mất dữ liệu,...

Người đứng đầu cơ quan, đơn vị hoàn toàn chịu trách nhiệm trước UBND huyện và trước pháp luật nếu để cán bộ, công chức, viên chức sử dụng thư điện tử không chính thức trao đổi văn bản, tài liệu gây mất an toàn thông tin và làm lộ, lọt thông tin Nhà nước theo quy định.

Tiến hành rà soát các địa chỉ thư điện tử của tỉnh và tài khoản trên phần mềm quản lý văn bản và điều hành đã được cấp đảm bảo 100% cán bộ, công chức, viên chức được cấp thư điện tử (@longan.gov.vn) và tài khoản trên phần mềm quản lý văn bản và điều hành thường xuyên sử dụng trong công việc.

Trong quá trình trao đổi thông tin, văn bản phục vụ cho công tác, nếu phát hiện cá nhân, cơ quan, đơn vị nào chưa thực hiện đúng theo quy định về sử dụng hộp thư điện tử chính thức, tài khoản phần mềm quản lý văn bản và điều hành, UBND huyện sẽ làm thủ tục thu hồi tài khoản đã cấp và xem xét trách nhiệm cá nhân, đơn vị.

 Giao Phòng Văn hóa và Thông phối hợp với Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện thường xuyên theo dõi, kiểm tra. Kịp thời tham mưu UBND huyện chấn chỉnh và xử lý đối với các cá nhân và đơn vị không thực hiện theo đúng quy định theo tinh thần của chỉ đạo của công văn này.