Thông tư 06/2025/TT-BNV của Bộ Nội vụ, có hiệu lực từ ngày 01/7/2025, quy định chi tiết về trình tự, thủ tục hủy tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp tại cả lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử. Các bước thực hiện được quy định cụ thể tại Điều 13, 14 và 15 của Thông tư như sau:

(1) Thẩm định tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp tại lưu trữ hiện hành:

• Bước 1 (Cơ quan, tổ chức): Gửi văn bản đề nghị thẩm định đến cơ quan thẩm định (Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước hoặc Sở Nội vụ) kèm theo:
  • Quyết định thành lập Hội đồng xét hủy tài liệu lưu trữ.
  • Danh mục tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp.
  • Bản thuyết minh tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp.
  • Biên bản họp Hội đồng xét hủy tài liệu lưu trữ.
• Bước 2 (Cơ quan thẩm định): Thực hiện thẩm định hồ sơ và tài liệu. Thời hạn thẩm định chậm nhất là 25 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ.

(2) Xem xét hủy tài liệu tại lưu trữ lịch sử:

• Bước 1 (Lưu trữ lịch sử):
  • Lưu trữ lịch sử ở trung ương gửi văn bản đề nghị hủy tài liệu đến Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước kèm theo Danh mục và Bản thuyết minh tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp.
  • Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh gửi hồ sơ tương tự đến Sở Nội vụ.
• Bước 2 (Cơ quan thẩm định): Xem xét hồ sơ, có thể kiểm tra trực tiếp tài liệu nếu cần thiết, và có ý kiến bằng văn bản gửi cơ quan lưu trữ lịch sử.
• Bước 3 (Người có thẩm quyền): Căn cứ ý kiến của cơ quan thẩm định, người có thẩm quyền quyết định hủy tài liệu lưu trữ theo khoản 4 Điều 16 Luật Lưu trữ.

(3) Tổ chức hủy tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp:

(3.1) Phương pháp hủy và thời hạn thực hiện:

• Cơ quan lưu trữ lựa chọn phương pháp hủy phù hợp (ví dụ: đốt, nghiền, xé...).
• Thời hạn tổ chức hủy chậm nhất là 15 ngày kể từ ngày có quyết định hủy của người có thẩm quyền.

(3.2) Các bước hủy tài liệu:

• Bước 1: Đóng gói và vận chuyển tài liệu đến địa điểm hủy.
• Bước 2: Lập biên bản bàn giao tài liệu giữa người quản lý kho lưu trữ và người thực hiện hủy.
• Bước 3: Tiến hành hủy tài liệu theo phương pháp đã chọn.
• Bước 4: Lập biên bản về việc hủy tài liệu, có đầy đủ chữ ký và đóng dấu của cơ quan có tài liệu bị hủy và đơn vị thực hiện hủy.

Thông tư 06/2025/TT-BNV quy định rõ ràng các bước và thời hạn thực hiện, đảm bảo quy trình hủy tài liệu hết giá trị được thực hiện đúng quy định pháp luật.